הסכם עיבוד מידע – תבור

עדכון אחרון: [תאריך תחילה] · גרסה: 1.0

הסכם זה הוא חלק מתנאי השימוש של שירות “תבור”, ומחייב את [שם החברה בע“מ], ח”פ [מספר] (“החברה” או “המחזיק”), ואת הלקוח שקיבל את תנאי השימוש (“הלקוח” או “בעל השליטה”). לקוח שמעוניין בעותק חתום של ההסכם יכול לפנות אלינו בכתובת [כתובת דוא“ל].

ההסכם מסדיר את עיבוד המידע האישי שבתוכן הלקוח, לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ“א-1981, ולפי תקנה 15 לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע”ז-2017.

1. הגדרות

• החוק – חוק הגנת הפרטיות, התשמ“א-1981, על תיקוניו, לרבות תיקון מס’ 13.
• תקנות אבטחת מידע – תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע“ז-2017.
• תקנות ההעברה – תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס“א-2001.
• מידע אישי – מידע אישי כהגדרתו בחוק, הכלול בתוכן הלקוח.
• אירוע אבטחה – אירוע שמעלה חשש לפגיעה בשלמות המידע האישי, לשימוש בו בלי הרשאה או לחריגה מהרשאה, לרבות אירוע אבטחה חמור כהגדרתו בתקנות אבטחת מידע.
• מעבד משנה – גורם שהחברה מתקשרת עמו ושמעבד מידע אישי לצורך מתן השירות.
• מונחים אחרים יפורשו כמשמעותם בתנאי השימוש או בחוק.

2. התפקידים

2.1. הלקוח הוא בעל השליטה במאגר לגבי המידע האישי. החברה היא מחזיק שמעבד את המידע עבורו.

2.2. פרטי העיבוד (נושא, מטרה, סוגי המידע וסוגי נושאי המידע) מפורטים בנספח א.

3. עיבוד לפי הוראות הלקוח בלבד

3.1. החברה תעבד מידע אישי רק כדי לספק את השירות ולפי הוראות הלקוח. ההוראות הן תנאי השימוש, הסכם זה, וההגדרות והפעולות שהלקוח ומשתמשיו מבצעים בשירות.

3.2. החברה לא תשתמש במידע האישי למטרותיה שלה, לא תמכור אותו, ולא תשתמש בו ולא תתיר להשתמש בו לאימון מודלים של בינה מלאכותית.

3.3. אם החברה סבורה שהוראה מנוגדת לדין, היא תודיע על כך ללקוח ורשאית שלא לבצעה.

4. סודיות וחיסיון

4.1. החברה מכירה בכך שתוכן הלקוח עשוי לכלול מידע חסוי לפי סעיף 90 לחוק לשכת עורכי הדין, התשכ“א-1961, ומידע בעל רגישות מיוחדת כהגדרתו בחוק. היא תטפל בו באופן ששומר על הסודיות ועל החיסיון.

4.2. גישה למידע אישי תינתן רק לעובדים ולנותני שירות של החברה שזקוקים לה לביצוע תפקידם. כל אחד מהם חתום על התחייבות לסודיות ומקבל הדרכה בהגנת מידע לפני שמקבל גישה, ולפחות פעם בשנתיים לאחר מכן.

4.3. אם רשות או גורם אחר ידרשו מהחברה למסור מידע אישי, החברה תודיע על כך ללקוח מראש ככל שהדין מתיר, תאפשר לו להתנגד, ותמסור רק את המינימום שהדין מחייב.

5. אבטחת מידע

5.1. החברה תנקוט אמצעי אבטחה המתאימים לרמת האבטחה הגבוהה לפי תקנות אבטחת מידע. האמצעים הקיימים מפורטים בנספח ב.

5.2. החברה רשאית לעדכן את אמצעי האבטחה, ובלבד שרמת ההגנה לא תפחת.

5.3. החברה תמסור ללקוח, לפחות פעם בשנה, דיווח על אופן קיום התחייבויותיה לפי הסכם זה ועל אירועי אבטחה שאירעו, כנדרש בתקנה 15 לתקנות אבטחת מידע.

6. מעבדי משנה

6.1. הלקוח מאשר לחברה להיעזר במעבדי המשנה המפורטים בנספח ג.

6.2. החברה תודיע ללקוח על כוונה להוסיף או להחליף מעבד משנה 30 יום מראש לפחות. לקוח שיש לו התנגדות סבירה רשאי לסיים את ההתקשרות לפני כניסת השינוי לתוקף, ויקבל החזר יחסי של תשלום ששולם מראש.

6.3. החברה תתקשר עם כל מעבד משנה בהסכם שמחייב אותו להגן על המידע ברמה שאינה פחותה מזו שבהסכם זה, והיא אחראית כלפי הלקוח לפעולותיו.

7. העברת מידע אל מחוץ לישראל

7.1. המידע האישי נשמר ומעובד בארצות הברית. טקסט שנשלח למודלי Claude ב-Amazon Bedrock עשוי להיות מעובד גם בכל אזור אחר של Amazon Web Services, לפי זמינות. הלקוח מאשר זאת.

7.2. לצורך תקנות ההעברה, החברה מתחייבת בזאת כלפי הלקוח:

• לנקוט אמצעים מספקים להבטחת פרטיותם של נושאי המידע;
• לקיים לגבי המידע את התנאים החלים על מאגר מידע בישראל, בשינויים המחויבים;
• לא להעביר את המידע לאדם אחר, בישראל או מחוצה לה, למעט למעבדי המשנה המפורטים בנספח ג, שהתחייבו להתחייבויות דומות.

7.3. החברה לא תעביר מידע אישי למדינה שאינה מפורטת בנספח ג בלי הודעה מראש לפי סעיף 6.2.

8. סיוע בזכויות נושאי המידע

8.1. השירות כולל כלים שמאפשרים ללקוח לעיין במידע, לייצא אותו, לתקן אותו ולמחוק אותו, כדי לענות לבקשות לפי סעיפים 13 ו-14 לחוק.

8.2. בקשה של נושא מידע שתגיע לחברה תועבר ללקוח תוך 5 ימי עבודה. החברה לא תשיב לה בעצמה, אלא לפי הוראת הלקוח.

9. אירועי אבטחה

9.1. החברה תודיע ללקוח על אירוע אבטחה בלי דיחוי, ולא יאוחר מ-24 שעות מרגע שגילתה אותו.

9.2. ההודעה תכלול את מה שידוע באותה עת: מהות האירוע, סוגי המידע וההיקף המשוער של נושאי המידע שנפגעו, הצעדים שננקטו להכלתו ואיש קשר. החברה תעדכן כשיתברר מידע נוסף.

9.3. החברה תשתף פעולה עם הלקוח כדי שיוכל לעמוד בחובותיו, לרבות דיווח לרשות להגנת הפרטיות והודעה לנושאי המידע. החברה לא תודיע לנושאי מידע על אירוע בשם הלקוח בלי הסכמתו, אלא אם הדין מחייב זאת.

9.4. החברה תדווח לרשות להגנת הפרטיות על אירוע אבטחה חמור במערכות שלה, כפי שתקנות אבטחת מידע מחייבות מחזיק.

10. ביקורת

10.1. החברה תמסור ללקוח, לבקשתו, את המידע הדרוש להוכחת עמידתה בהסכם זה, לרבות תקציר של סקר הסיכונים ושל מבדק החדירה האחרונים.

10.2. הלקוח רשאי, פעם בשנה ובהודעה של 30 יום מראש, לערוך ביקורת בעצמו או באמצעות מבקר בלתי תלוי שחתום על התחייבות לסודיות. הביקורת תתואם כך שלא תפגע בשירות או בסודיות של לקוחות אחרים, ועלותה על הלקוח.

11. שמירה, החזרה ומחיקה

11.1. הלקוח קובע את תקופת השמירה של תיקים סגורים בהגדרות השירות. ברירת המחדל היא 90 יום מסגירת התיק. בתום התקופה יימחקו התיק, המסמכים והשיחות שבו.

11.2. בכל עת במהלך ההתקשרות הלקוח רשאי לייצא את תוכן הלקוח ולמחוק אותו.

11.3. בסיום ההתקשרות עומדים ללקוח 30 יום לייצוא. בתום תקופה זו החברה תמחק את תוכן הלקוח ממערכותיה תוך 30 יום. עותקים שבגיבויים יימחקו עם חלוף תקופת שמירת הגיבויים, שאינה עולה על 35 יום. לבקשת הלקוח, החברה תאשר את המחיקה בכתב.

11.4. החברה רשאית לשמור מידע שהדין מחייב לשמור, רק לתקופה ולמטרה שהדין קובע.

12. התחייבויות הלקוח

הלקוח אחראי:

• לכך שיש לו בסיס חוקי לעיבוד המידע האישי ולהעברתו לשירות, ושקיים את חובת היידוע כלפי נושאי המידע;
• להחזיק מסמך הגדרות מאגר ולקיים את חובותיו כבעל שליטה במאגר לפי החוק ותקנות אבטחת מידע;
• לנהל את המשתמשים וההרשאות בחשבונו, ולהסיר גישה של מי שאינו מורשה עוד;
• להחליט אם לחייב את משתמשיו להפעיל אימות דו-שלבי, ולשאת באחריות להחלטה זו;
• להשתמש במצב האנונימי, בכספת המשרד או להימנע מהעלאה, כשמידע רגיש מדי לעיבוד מחוץ לישראל.

13. אחריות, תקופה וסדר עדיפות

13.1. האחריות של כל צד לפי הסכם זה כפופה להגבלת האחריות שבתנאי השימוש.

13.2. ההסכם בתוקף כל עוד החברה מעבדת מידע אישי עבור הלקוח.

13.3. בכל סתירה בין הסכם זה לבין תנאי השימוש בעניין הגנת מידע אישי, הסכם זה גובר.

נספח א – פרטי העיבוד

נספח ב – אמצעי אבטחה

• אחסון וקישוריות: השרתים ב-AWS, באזור us-east-1. רק פורט 443 (HTTPS) פתוח לרשת. גישת מנהלים לשרתים נעשית דרך AWS Systems Manager בלבד, ללא SSH.
• הצפנה: TLS בכל תקשורת, עם HSTS. הדיסקים, הגיבויים והסודות מוצפנים במפתח ייעודי של השירות ב-AWS KMS. המסמכים והמידע הנגזר מהם מוצפנים בנוסף במפתח נפרד לכל משרד. משרד יכול לבחור בכספת: מפתח המשרד נפתח רק בידי חברי המשרד, והשירות יכול לפענח את מסמכיו רק בזמן שאחד מהם מחובר. גישה ציבורית לאחסון המסמכים חסומה.
• הזדהות: Amazon Cognito. סיסמה של 12 תווים לפחות, אימות דו-שלבי (TOTP) זמין לכל משתמש ומחויב לפי החלטת הלקוח, ואסימוני גישה שתוקפם שעה.
• הרשאות והפרדה בין לקוחות: כל פנייה למידע מוגבלת לארגון של המשתמש. בתוך הארגון חלות הרשאות לפי תפקיד והרשאות ברמת התיק. כלי המודל מוגבלים לשיחה שבה הם פועלים.
• יומנים: יומן ביקורת לכל פעולה רגישה (כניסה, צפייה והורדה, ייצוא, שיתוף, שינוי הרשאות, מחיקה). יומני המערכת אינם כוללים תוכן הודעות או מסמכים.
• מודלים: פרטי התחברות לספקי המודלים שמורים בשרת בלבד. רישום הבקשות למודל (invocation logging) ב-Amazon Bedrock כבוי. מספרי זהות, טלפונים, כתובות דוא“ל ושמות הצדדים לתיק מוסרים מהשאילתות לפני שהן נשלחות לשירות החיפוש המשפטי.
• גיבויים: תמונת מצב יומית מוצפנת של הדיסק (7 נשמרות) וגיבוי מוצפן של מסד הנתונים (35 יום).
• פיתוח: מאגר קוד פרטי ובדיקות אוטומטיות של הפרדה בין לקוחות.
• ממשל: מסמך הגדרות מאגר, נוהל אבטחה, סקר סיכונים ומבדק חדירה חיצוני לפחות אחת ל-18 חודשים, ונוהל לטיפול באירועי אבטחה.

נספח ג – מעבדי משנה